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上海市佛教协会档案管理制度

上海市佛教协会档案管理制度

来源:上海佛教网  时间:2012-01-10

 

 

一、总   则


第一条   根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》的要求,为加强档案工作的保护意识,及档案的利用价值,让其更好地为上海市佛教协会的各项工作服务,特制定本规定。
第二条  上海市佛教协会的每位职工有保护档案、维护档案完整和安全的义务。
第三条  上海市佛教协会办公室应把档案管理工作列入日常工作的议事日程。


二、分管档案工作领导职责


第四条  传达、贯彻上级部门对档案工作的指示。
第五条  把档案工作纳入日常工作计划中。
第六条  定期布置和检查档案工作,关心和解决档案工作中的困难和问题。


三、档案工作人员守则


第七条  档案工作人员要忠于职守,遵守纪律,努力学习有关方面知识,不断提高业务水平。
第八条  档案工作人员要以身作则,带头遵守档案管理制度。
第九条  归档文件材料必须完整,按统一要求进行分类、加工整理和保管,保持文件间的历史联系。
第十条  积极提供利用档案资料,为佛教界服务,为佛教事业积累史料。


四、档案的保密


第十一条  档案工作人员必须严格遵守党和国家的保密规定,保护档案的机密,维护档案的安全。不得在公共场所、亲友之间谈论本单位的档案机密。
第十二条  任何人未经许可,未办理借阅手续,不得擅自翻阅档案,抄录、复制档案,或携带档案外出。


五、归档要求及分类、编号和编目


第十三条  归档的文件材料一般一式一份,比较重要和利用频繁的文件材料可适当增加归档份数。
第十四条  归档的文件材料必须字迹清晰,不得用铅笔、圆珠笔或彩笔书写,纸质较好,纸张规格统一A4。
第十五条  根据国家和有关部门要求,编制适合宗教特殊情况的档案分类编号。
第十六条  根据宗教特殊情况分类编号的文件材料要保持其前后一致,便于保管和提供利用。
第十七条  分类编号后要及时编制各类目录。


六、档案的借阅和利用


第十八条  档案的借阅利用,必须履行审批、登记手续,严格执行借阅和保密制度,确保档案的完整和安全。
第十九条  外单位查阅档案,须持有关部门开具的介绍信,或有关人员的批条,经本单位分管领导的书面批准后,方可在档案室内查阅有关档案。
第二十条  查阅时,如需复印应征得有关领导的同意,任何人不得私自抄录、复制、公布、抽页、损坏、丢失档案。一经发现将依据《上海市档案条例》第五章法律责任的有关条文处理。
第廿一条  借出照片必须保持清洁、完整,如发现被损坏、污染、甚至丢失的,由分管领导出面交涉,并按《档案法》有关规定处理。
第廿二条  凡无底片的照片,一律不外借。特殊情况需外借,只能借复印件。
第廿三条  外借照片一般不超过二个星期,逾期不还,档案管理人员有责任催讨,如需续借,必须办理续借手续。
第廿四条  凡属赠予本会的字画应交档案室统一管理,任何部门和个人不得据为已有。
第廿五条  本会在工作中形成的一些重要录音、录像、光盘、软件等不同载体的历史记录,应根据市档案局《声像档案管理暂行办法》并结合宗教的特点由档案室统一管理。


七、档案的移交


第廿六条  档案工作人员调动工作时,必须在离职前办理档案交接手续。


八、附  则


第廿七条  本规定如与上级和档案管理机关规定有抵触时,以上级和档案管理机关的规定为准。

 


 

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